Il compito di gestire dal punto di vista organizzativo mostre in entrata e prestiti in uscita è affidato, in quasi tutti i musei esteri e ora anche in molte strutture italiane, a una figura professionale ben definita, in possesso di specifiche competenze tecniche, che in ambito internazionale è indicata con il termine Registrar, "non felicemente traducibile in italiano per la pienezza dei suoi compiti di raccordo tra le competenze diverse del consegnatario, curatore/direttore, del restauratore e le professionalità esterne al museo" (Atto di indirizzo sui criteri tecnico-scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei, Decreto 10 maggio 2001, G .U. 19.10.2001).
Negli Stati Uniti questa figura è attiva nei maggiori musei sin dagli anni Cinquanta; i professionisti americani sono riuniti in un Comitato professionale (Registrar's Committee), riconosciuto dall'American Associations of Museums (AAM), dal 1978. In Gran Bretagna la figura del registrar nasce nei primi anni '70; il UK Registrar's Group viene fondato nel 1979 e conta circa 250 membri. Da qualche anno il registrar esiste anche nei maggiori musei di Francia, Germania, Danimarca, Olanda, Belgio e Spagna. In Francia e Germania sono presenti associazioni di categoria - rispettivamente l'Association Francaise Regisseurs Oeuvres d'Art (AFROA) e Registrars Deutschland; in Spagna opera l'ARMICE.
I compiti affidati al registrar possono variare in rapporto alle dimensioni del museo e alla sua organizzazione interna. Sostanzialmente, tuttavia, il registrar è colui che si occupa di tutto ciò che concerne il 'movimento' di un'opera d'arte (soprattutto in connessione ai prestiti), la relativa documentazione e le procedure che lo regolano.
Il registrar incaricato dei prestiti in uscita (Outgoing o Loans Registrar) è responsabile di tutto l'iter inerente al trasferimento di un'opera d'arte una volta che la direzione del museo prestatore ha dato il proprio assenso e dettato le condizioni che regolano il prestito. Tra i compiti del registrar, vi è quello di curare la corrispondenza con l'organizzatore della mostra, ottenere le necessarie autorizzazioni, predisporre la documentazione, l'assicurazione, la preparazione, l'imballaggio e l'accompagnamento dell'opera da parte di un funzionario del museo, coordinando il lavoro di tutte le altre professionalità coinvolte. Allo stesso tempo registra e archivia la documentazione 'storica' dei prestiti concessi nel tempo dal museo.
In alcuni musei, l'Outgoing/Loans Registrar è incaricato anche degli spostamenti interni, della gestione dei depositi e degli aspetti legali relativi ad acquisizioni e donazioni.
Il registrar addetto alle mostre (Exhibitions Registrar) svolge le stesse mansioni per conto della controparte, cioè dell'istituzione che ha richiesto il prestito. Il suo lavoro comincia nel momento in cui il comitato scientifico o il curatore dell'esposizione fornisce l'elenco delle opere che desidera esporre. Sulla base delle indicazioni fornitegli dal coordinatore/curatore della mostra, il registrar provvede all'invio delle richieste di prestito, cura la corrispondenza successiva con i prestatori, controlla i contratti o accordi di prestito, reperisce, ordina e distribuisce ai vari interlocutori le informazioni sulle opere necessarie alla realizzazione della mostra, collabora alla stesura del budget e delle gare, coordina e supervisiona le operazioni di assicurazione, trasporto, accoglienza, controllo e posizionamento delle opere destinate all'esposizione.
Nei musei esteri di grandi dimensioni, o con una struttura organizzativa più complessa, le mansioni sopra descritte vengono divise tra l' Exhibition Coordinator (che cura i rapporti contrattuali con i prestatori e il coordinamento organizzativo generale del progetto) e il registrar (il cui ruolo, in questi casi, è limitato agli aspetti logistici, al trasporto e all'assicurazione). Allo stesso modo, la cura dei prestiti in uscita viene suddivisa tra il Collections Manager e l' Outgoing o Loans Registrar.
In entrambi i casi, l'importanza di questa figura sta nel ruolo di raccordo tra la direzione del museo, i curatori scientifici della collezione o dell'esposizione e la realizzazione pratica della mostra. Uno dei compiti principali del registrar consiste infatti nel raccogliere le informazioni (dai curatori, dai restauratori e dai conservatori delle collezioni), organizzarle e poi redistribuirle ai vari interlocutori (spedizionieri, assicuratori, allestitori, ecc.) in modo che la complessa macchina del prestito o dell'organizzazione di una mostra funzioni senza intoppi.
In Italia la figura del registrar viene nominata per la prima volta in un documento della Pubblica Amministrazione nell 'Atto di indirizzo sui criteri tecnico-scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei , ufficializzato con decreto del Ministro per i Beni e le Attività Culturali il 10 maggio 2001 per la regolamentazione dell'attività degli istituti museali. Nel documento, il registrar viene definito come "colui che crea, documenta e organizza tutti gli atti relativi al prestito di un'opera d'arte".
Nell'introduzione al volume 'Registrar di Opere d'Arte. Atti della Terza Conferenza Europea', a cura di Registrarte, Mario Serio, allora Direttore Generale per il patrimonio storico, artistico e demoetnoantropologico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, scrive: "Al registrar compete in particolare il controllo della tenuta di quella che potremmo chiamare la catena procedurale , evitando che vi siano anelli deboli, ossia momenti di rischio per la sicurezza, la tutela, la conservazione delle opere. E' un lavoro che richiede non solo specifiche competenze, ma anche solide basi deontologiche, capacità di affrontare gli imprevisti, spirito di servizio e collaborazione".
The job of managing, from an organizational point of view, incoming exhibitions and outgoing loans is assigned, in practically all international museums and now also in many Italian institutions, to a well-defined professional figure, equipped with specific professional competences, universally identified with the term Registrar, a term which is “not easily translatable in Italian given the range of his tasks in liaising among the diverse competences of the consignee, the curator/director, the restorer, and the professional figures operating outside the museum” (Guidelines on technical and scientific criteria and the standards of functioning and development of museums).
In the United States, this figure has been active in the more important museums since the 50s, and the professionals who perform this function are joined in the Registrar’s Committee, which has been recognized by the American Association of Museums (AAM) since 1978. In Great Britain, the registrar emerged in the early 70s, paving the way for the foundation in 1979 of the Registrar’s Group, which counts some 250 members. In recent years the figure has gained recognition in the more important museums of France, Germany, Denmark, the Netherlands, Belgium, and Spain. France and Germany have their own associations, the Association Française Regisseurs Oeuvres d’Arte (AFROA) and Registrars Deutschland, respectively, while the Spanish counterpart is ARMICE.
The tasks assigned to the registrar may vary according to the size of the museum and depending on its internal organization. Basically, however, the registrar is the person who is responsible for everything involved in the ‘movement’ of a work of art (especially in connection with loans), the relative documentation and the procedures that regulate the movement.
The Outgoing or Loans Registrar bears the responsibility for every phase of the transport of an artwork once the direction of the lending museum has given its consent and laid down the conditions regulating the loan. The tasks of the registrar include handling the correspondence with the organizers of the exhibition, obtaining the necessary authorizations, taking care of the documentation, insurance, packing and accompanying of the work by a museum courier, all the while coordinating the work with all the other professional figures involved in the operation. In the meantime, the registrar records and archives the ‘historical’ documentation of the loans granted by the museum over time.
In some museums the Outgoing or Loans Registrar is also responsible for movements within the museum, the management of deposits and the legal aspects of acquisitions and donations.
The Exhibitions Registrar performs the same duties for the counterpart, that is, for the institution that has requested the loan. His or her job begins at the moment in which the scientific committee or the curator of the exhibition supplies the list of the works to be exhibited. Following the indications provided by the coordinator/curator of the exhibition, the registrar has the requests for loans sent, takes care of the ensuing correspondence with the lenders, checks the contracts and lending agreements, gathers, arranges and distributes to the various interlocutors the information about the works necessary for the realization of the exhibition, collaborates on drawing up the budget and the call for bids, coordinates and oversees the operations involving insurance, transport, reception and the supervision and the placement of the works to be displayed.
In the world’s larger museums, or those with a more complex organizational structure, the duties described above are split between the Exhibition Coordinator (who handles the contractual relations with the lenders and the overall organizational coordination of the project) and the Registrar (whose role, in such cases, is limited to logistic aspects, transport and insurance). Similarly, the handling of outgoing loans is divided between the Collections Manager and the Outgoing or Loans Registrar.
In both cases, the importance of this figure lies in the role of liaising between the management of the museum, the scientific curators of the collection or exhibition and the practical realization of the exhibition. One of the principle tasks of the registrar consists in fact in collecting information (from the curator, the restorers, and the keepers of the collections), organizing it, and redistributing it to the various interlocutors (shippers, insurers, installers, etc.) to ensure that the complex machine of the loan or the organization of the exhibition runs smoothly.
In Italy, the figure of the registrar appears for the first time in a document of the Public Administration in the “Guidelines on technical and scientific criteria and the standards of functioning and development of museums.” In the document the registrar is described as the person “who creates, documents and organizes all the acts relative to the loan of an artwork”.
In the Introduction to the volume Registrar di Opere d’Arte. Atti della Terza Conferenza Europea, published by Registrarte, then General Director for historical and artistic heritage writes: “The registrar is in particular responsible for the holding of what we could call the procedural chain, making sure that there are no weak links, that is moments of risk for the safety, protection and conservation of the works. It is a job that requires not only specific competences but also a deep-seated sense of responsibility, the ability to deal with the unexpected, and a spirit of service and collaboration”.